ΠΑΚΕΤΟ ΕΡΓΑΣΙΑΣ 1 – ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ

Το πακέτο εργασίας στοχεύει :

• Να συντονίσει και να διαχειριστεί την ανάπτυξη του προγράμματος
• Να καθορίσει τις στρατηγικές του προγράμματος
• Να παρακολουθεί την εφαρμογή και την πρόοδο του προγράμματος σε κάθε φάση
• Να διασφαλίσει τη συμμόρφωση των εταίρων με τα χρονοδιαγράμματα του προγράμματος εργασίας

Μεθοδολογία :

-          Οι υποχρεώσεις κάθε εταίρου, το χρονοδιάγραμμα εργασίας και η μεθοδολογία που ακολουθείται  ορίζονται με σαφήνεια (πριν την έναρξη του προγράμματος) από τον συντονιστή του Πακέτου Εργασίας στο task planning document το οποίο θα χρησιμοποιείται ως οδηγός για την εφαρμογή  του προγράμματος.

-          Η καθημερινή διαχείριση και συντονισμός, η παρακολούθηση της προόδου και η οικονομική διαχείριση του προγράμματος πραγματοποιείται μέσω του Extranet. Το Extranet είναι ένα διαδικτυακό εργαλείο, το οποίο θα ενσωματωθεί στην ιστοσελίδα του προγράμματος, όπου θα ανέβουν όλα τα αρχεία που είναι σχετικά με το πρόγραμμα (ταξινομημένα σε οικονομικά αρχεία και σε αρχεία που αφορούν στη διαχείριση του προγράμματος ανά πακέτο εργασίας) .

Η 2^η κατηγορία διαχωρίζεται σε διαφορετικά Πακέτα Εργασίας. Μέσω αυτού του εργαλείου θα γίνεται η παρακολούθηση των υποχρεώσεων/καθηκόντων και των προθεσμιών, καθώς επίσης και των διοικητικών, νομικών, οργανωτικών και οικονομικών πληροφοριών ανά εταίρο . Κάθε εταίρος θα ανεβάσει όλα τα υλικά που ανέπτυξε και αφορούν στο  πρόγραμμα, τις δραστηριότητες διάδοσης, τις παρουσιάσεις που έγιναν στις συναντήσεις, τα οικονομικά  του στοιχεία, κλπ.  

-  Οι διακρατικές συναντήσεις θα αποτελέσουν το κύριο εργαλείο παρακολούθησης και συντονισμού της προόδου του προγράμματος. Θα διοργανωθούν 5 συναντήσεις μέχρι το τέλος. Ο συντονιστής του προγράμματος φτιάξει και θα διανείμει το πρόγραμμα της συνάντησης  αρκετό διάστημα πριν την συνάντηση ώστε να δοθεί  χρόνος στους συμμετέχοντες να προετοιμαστούν. Μετά το τέλος της συνάντησης,  θα δημοσιευθούν τα πρακτικά της συνάντησης και θα σταλούν σε κάθε εταίρο ώστε να είναι σαφές τι συμφωνήθηκε στη συνάντηση και πως θα προχωρήσει το πρόγραμμα.

Μεταξύ των συναντήσεων, οι εταίροι του προγράμματος θα συναντιούνται  εικονικά/διαδικτυακά κάθε 2 μήνες μέσω skype ή άλλων συστημάτων  τηλεδιάσκεψης για να συζητούν για την εξέλιξη του προγράμματος και του χρονοδιαγράμματος που θα ακολουθήσουν.